Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
1. Premessa
IFI Service S.r.l. considera la tutela dei dati personali e la sicurezza delle informazioni elementi fondamentali per lo svolgimento delle proprie attività e per la costruzione di rapporti di fiducia con clienti, fornitori, collaboratori, partner commerciali e tutti i soggetti con cui interagisce nello svolgimento della propria attività.
La presente Informativa descrive le modalità con cui IFI Service raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali trattati nell’ambito dei rapporti commerciali, contrattuali, tecnici e amministrativi instaurati con soggetti esterni all’organizzazione.
L’obiettivo del presente documento è fornire agli interessati informazioni chiare, trasparenti e complete sui trattamenti effettuati dalla Società, nel rispetto dei principi stabiliti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa nazionale applicabile.
2. Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
I.F.I. Service S.r.l.
Sede legale: Via delle Industrie, 8 – 36050 Cartigliano (VI)
E-mail: info@ifiservice.it
PEC: ifiservicesrl@pec.it
(di seguito anche “IFI Service”, “Società” o “Titolare”).
Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa vigente è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.
3. Impegno aziendale per la protezione dei dati
IFI Service ritiene che la protezione dei dati personali rappresenti una responsabilità aziendale che coinvolge processi, persone, tecnologie e organizzazione.
Per questo motivo la Società adotta misure tecniche e organizzative finalizzate a garantire la sicurezza delle informazioni trattate, la continuità operativa dei servizi erogati e la riduzione dei rischi derivanti da accessi non autorizzati, perdita di dati, alterazione delle informazioni o utilizzo improprio delle stesse.
La gestione dei dati personali viene effettuata secondo criteri di responsabilità, proporzionalità e minimizzazione, assicurando che siano trattati esclusivamente i dati necessari al perseguimento delle finalità aziendali.
4. Principi del trattamento
Tutti i trattamenti effettuati da IFI Service si basano sui principi stabiliti dall’art. 5 del GDPR.
In particolare i dati personali sono:
- trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
- raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime;
- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario;
- mantenuti accurati e aggiornati;
- conservati per un periodo non superiore a quello necessario;
- protetti mediante adeguate misure di sicurezza;
- gestiti secondo il principio di responsabilizzazione (“Accountability”).
5. Categorie di dati trattati
Nell’ambito delle proprie attività IFI Service può trattare diverse categorie di dati personali.
Dati identificativi
- nome e cognome;
- denominazione aziendale;
- ruolo o funzione aziendale;
- codice fiscale;
- partita IVA.
Dati di contatto
- indirizzi e-mail;
- numeri telefonici;
- indirizzi postali;
- recapiti professionali.
Dati amministrativi e contabili
- dati di fatturazione;
- coordinate bancarie;
- informazioni relative ai pagamenti;
- documentazione amministrativa e fiscale.
Dati professionali
- riferimenti di contatto dei referenti aziendali;
- informazioni necessarie alla gestione delle commesse;
- informazioni tecniche necessarie all’erogazione dei servizi.
Dati contenuti nelle comunicazioni
Le informazioni contenute nelle comunicazioni inviate o ricevute tramite posta elettronica, richieste di assistenza, incontri tecnici, attività commerciali e documentazione contrattuale.
Dati di navigazione
Durante l’utilizzo del sito internet aziendale possono essere raccolte informazioni tecniche relative ai dispositivi utilizzati e alle modalità di utilizzo dei servizi online.
6. Soggetti interessati e destinatari dei dati personali
IFI Service opera prevalentemente in ambito B2B.
I dati trattati riguardano principalmente:
- clienti;
- potenziali clienti;
- fornitori;
- partner commerciali;
- consulenti;
- collaboratori;
- referenti tecnici;
- referenti amministrativi;
- rappresentanti legali;
- soggetti che richiedono informazioni o assistenza.
7. Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati esclusivamente per finalità connesse alle attività svolte dalla Società.
In particolare:
Gestione delle richieste di contatto
Per rispondere a richieste di informazioni, assistenza, consulenza, sopralluoghi o preventivazione.
Attività commerciali e precontrattuali
Per la predisposizione di offerte, preventivi, proposte tecniche e commerciali.
Esecuzione dei contratti
Per la gestione delle commesse, la fornitura di beni e servizi, l’installazione di impianti, le attività di assistenza e manutenzione.
Gestione amministrativa e contabile
Per l’emissione di documenti fiscali, la gestione dei pagamenti e l’adempimento degli obblighi normativi.
Organizzazione delle attività aziendali
Per la pianificazione, il coordinamento e il monitoraggio delle attività operative.
Tutela dei diritti aziendali
Per la gestione di eventuali contenziosi, contestazioni o attività di recupero crediti.
Comunicazioni informative e commerciali
Per l’invio di informazioni relative ai servizi offerti dalla Società nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
8. Basi giuridiche del trattamento
- esecuzione di misure precontrattuali;
- esecuzione di un contratto;
- adempimento di obblighi di legge;
- perseguimento del legittimo interesse del Titolare;
- consenso dell’interessato, ove richiesto.
9. Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici.
L’accesso alle informazioni è consentito esclusivamente a soggetti autorizzati che operano secondo istruzioni interne e nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
IFI Service adotta criteri di minimizzazione dei dati e limita gli accessi alle sole informazioni necessarie allo svolgimento delle attività lavorative.
10. Sicurezza delle informazioni
La protezione delle informazioni costituisce parte integrante dell’organizzazione aziendale.
IFI Service adotta misure tecniche e organizzative finalizzate a garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi utilizzati per il trattamento dei dati personali.
Tra le principali misure adottate rientrano:
- utilizzo di credenziali individuali;
- controllo degli accessi ai sistemi informatici;
- protezione antivirus e antimalware;
- aggiornamento periodico dei sistemi;
- backup e procedure di ripristino;
- protezione degli ambienti cloud;
- monitoraggio delle infrastrutture informatiche;
- formazione e sensibilizzazione del personale.
11. Utilizzo di Microsoft 365 e servizi cloud
IFI Service utilizza piattaforme digitali professionali per la gestione delle comunicazioni, della documentazione aziendale e dei processi operativi.
- Microsoft 365;
- sistemi di posta elettronica;
- piattaforme collaborative;
- sistemi documentali;
- software gestionali e amministrativi erogati in modalità cloud.
Tali strumenti vengono selezionati sulla base di criteri di affidabilità, continuità operativa, sicurezza e conformità normativa.
12. Destinatari dei dati personali
- consulenti fiscali, amministrativi e legali;
- consulenti del lavoro;
- istituti bancari e assicurativi;
- fornitori di servizi informatici;
- fornitori di servizi cloud;
- software house;
- produttori, distributori e fornitori di materiali, apparecchiature e impianti;
- partner tecnici coinvolti nelle attività di progettazione, installazione e manutenzione;
- corrieri e spedizionieri;
- enti pubblici e autorità competenti.
Tali soggetti operano, a seconda dei casi, quali Titolari autonomi o Responsabili del trattamento.
13. Gestione dei fornitori
IFI Service seleziona i propri fornitori sulla base di criteri di affidabilità, competenza professionale e adeguatezza organizzativa.
Quando necessario, la Società richiede ai propri fornitori adeguate garanzie in materia di protezione dei dati personali e sicurezza delle informazioni.
14. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
Qualora alcuni fornitori utilizzino infrastrutture localizzate al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento dei dati avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.
In tali casi saranno adottate le garanzie previste dalla normativa vigente, comprese le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.
15. Conservazione dei dati
I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e successivamente per i periodi richiesti dalla normativa applicabile.
In particolare:
- documentazione amministrativa e fiscale: 10 anni;
- documentazione contrattuale: per la durata del rapporto e successivamente nei termini previsti dalla legge;
- comunicazioni commerciali: fino all’opposizione o revoca del consenso.
Al termine dei periodi di conservazione i dati saranno cancellati o anonimizzati.
16. Gestione degli incidenti di sicurezza (Data Breach)
IFI Service ha adottato procedure organizzative finalizzate all’identificazione, gestione e mitigazione degli eventi che possano compromettere la sicurezza dei dati personali.
Eventuali violazioni vengono gestite nel rispetto degli artt. 33 e 34 del GDPR, prevedendo, ove necessario, la notifica alle autorità competenti e agli interessati.
17. Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 del GDPR.
In particolare possono richiedere:
- accesso ai dati;
- rettifica;
- cancellazione;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati;
- opposizione al trattamento;
- revoca del consenso.
Le richieste possono essere inviate all’indirizzo info@ifiservice.it indicando nell’oggetto “Richiesta Privacy”.
18. Reclamo all’Autorità di controllo
Qualora ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
19. Modifiche e aggiornamenti
IFI Service si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Informativa in qualsiasi momento per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche.
La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali ufficiali della Società.
Questa informativa è stata aggiornata in data 1 luglio 2026.